Association Française de Sociologie


Cahier des charges pour l'accueil du congrès AFS - 2006


 

Cahier des charges pour le comité local universitaire

Le Comité exécutif de l’AFS recherche une Université d’accueil pour le deuxième Congrès de l’Association Française de Sociologie.

Le premier Congrès de l'AFS s'étant tenu dans la région parisienne (à Paris 13 Villetaneuse), il souhaite cette fois l'organiser dans une autre région. La date préférée étant  début septembre 2006. La durée prévue en est de quatre jours.

L’AFS (son comité exécutif, son secrétariat, les quarante responsables des réseaux thématiques) prendra en charge la diffusion à ses membres des informations relatives au Congrès, la composition de son programme, le protocole d’inscription et l'encaissement des droits d’inscription.

Le Comité Local d’Organisation issu du département de sociologie de l'Université d'accueil sera son interlocuteur direct. L'AFS compte sur lui pour prendre la responsabilité d'un certain nombre de tâches qui sont énumérées ci-dessous.

Composition du Comité Local d’Organisation

Le comité local sera composé d’enseignants-chercheurs de l’université d’accueil motivés par l'organisation du Congrès de sociologie. Ils désigneront parmi eux un coordinateur, qui sera l’interlocuteur privilégié du CE de l’AFS pour l’organisation logistique du congrès. Ce coordinateur fera la jonction entre le comité local, les services de l’université d’accueil et le CE de l’AFS.

Unité de lieu

Pendant 4 jours consécutifs le congrès de l’AFS rassemble tous ses membres sur un seul site universitaire. Tous les lieux où se déroulent les rencontres scientifiques programmées doivent donc être accessibles en quelques minutes à pied à partir du point d’accueil des congressistes.

Budget du congrès

L'AFS souhaite que les locaux universitaires: amphithéâtres, salles, etc., nécessaires à la tenue du Congrès, ainsi que le matériel afférent, soient gracieusement mises à la disposition de l'AFS pendant la durée du Congrès.

Les  autres prestations de l’université d’accueil pourront être provisionnées dans le budget prévisionnel du congrès établi par le CE de l’AFS après négociation avec le Comité local d'organisation. Dans ce cas elles seront réglées sans délai aucun par l'AFS.

(pour information, le montant des droits au 1er Congrès de l'AFS, février 2004, était de 120 euros; 50 euros pour les doctorants sans allocation et les sociologues sans  emploi. Une grande partie du travail de préparation a été effectué à titre bénévole par des membres du CE de l'AFS et du comité d'organisation local de Paris 13).

Subventions

L’AFS compte sur le comité local pour la recherche de subventions auprès des collectivités territoriales locales et des partenaires de l’université d’accueil. Les subventions peuvent être en argent (le Congrès amène par exemple une clientèle pour l'hôtellerie-restauration de la ville d'accueil) mais aussi en nature (ex. réception à la mairie). A noter qu'il s'avère très utile de demander une subvention monétaire à l'Université d'accueil  elle-même:  car même si le montant finalement accordé en est symbolique, l'examen du dossier de demande a pour conséquence de rendre plus visible et "réel" le futur Congrès dans l'esprit des dirigeants de l'Université, ce qui par la suite facilite grandement la mobilisation de ses services administratifs et logistiques.

Besoins en amphis et salles

L’université d’accueil doit proposer à titre gratuit,  pendant toute la durée du congrès :

- un espace d’accueil, d’enregistrement et d’informations des congressistes (genre hall, forum...). Cet espace doit pouvoir rassembler simultanément et en toute sécurité plusieurs centaines de personnes.

- deux amphithéâtres sonorisés d’au moins 450 places pour les sessions plénières et semi-plénières, et l'Assemblée Générale de l'AFS.

- trois petits amphis (d’une centaine de places chacun) pour les sessions inter-Réseaux Thématiques (RT) ; sessions que nous entendons organiser plus systématiquement.

- une quarantaine de salles de cours (contenance de 20 à 100 places) pour les sessions des Réseaux Thématiques.

- une salle d’environ 80 m2 pour l'exposition, et/ou la vente, par un libraire local tenant les stands, d'ouvrages et de revues de sociologie pendant la durée du Congrès .

- un bureau accessible au CE et au secrétariat de l’AFS, équipé de téléphones et d'au moins un poste informatique pendant le congrès.

- une salle-vestiaire pour les bagages des congressistes.

- une salle, fermant à clé, de stockage des documents à distribuer aux congressistes.

Restauration

Les congressistes (en tous cas les moins fortunés) devront pouvoir déjeuner dans un restaurant universitaire. Les modalités concrètes  de ce point seront discutées entre l'AFS et le Comité Local  d’Organisation.

Pauses-café

Un buffet "pause-café" offrira café, thé, eaux minérales, jus de fruits, et biscuits à l’accueil tous les matins, ainsi qu'au milieu des matinées et des après-midis de chacune des quatre journées du congrès.  Les frais afférents seront inclus dans les droits d'inscription et réglés par l'AFS.

Ouverture et clôture du congrès

Le Comité Local pourra proposer au CE de l'AFS de faire participer aux sessions d'ouverture et de clôture du Congrès les responsables d'institutions ayant facilité, matériellement  ou autrement, l'organisation du Congrès.

Matériels placés sous la responsabilité du comité local d'organisation

. la fabrication des valisettes, selon un modèle décidé conjointement par l'AFS et le Comité Local. Elle sera sous-traitée à un fabricant local ;

. l'impression de plus d'un millier de volumes du Congrès (environ 80 pages si l'on n'y inclut pas les résumés des communications ; et près de 300 pages si on les inclut) ; cette impression pourra être sous-traitée à un imprimeur qui devra livrer les volumes en temps utile (le Congrès se tenant au tout début septembre, faire livrer les volumes en juillet ?). La facture de l'imprimeur sera réglée par l'AFS sans délai après réception des volumes.

 

Accueil et personnel nécessaire au bon déroulement du congrès

            a)Tâches à effectuer juste avant le Congrès

Selon notre expérience le remplissage des valisettes et la préparation des badges des congressistes nécessite, dans les jours précédents immédiatement le Congrès, une centaine d'heures de travail (pour le congrès de l’AFS à Paris 13 en février 2004 , 1000 valisettes et badges :  6 personnes x 16 heures = 96 h).

Y ajouter la mise en place d’une signalétique légère d’orientation (affichettes papier) sur le campus.

b)Tâches à effectuer pendant le Congrès:

- accueil le premier jour : enregistrement et information des congressistes, distribution des valisettes, des badges et des tickets de repas.

- les jours suivants, maintien d'un guichet  pour les inscriptions .

- tenue du vestiaire.

- pour les sessions plénières en amphi, prévoir au moins deux personnes dans les travées pour passer les microphones mobiles.

- dépouillement des bulletins de vote de l’AG.

Pour le personnel d'accueil pendant les quatre jours du Congrès, selon notre expérience une dizaine de personnes suffiront ; plus peut-être le premier matin et moins les jours suivants.

Le comité local est chargé de recruter le personnel d'accueil nécessaire au bon déroulement du congrès. Compte tenu de la complexité de l'établissement de feuilles de salaire, la solution préférée par l'AFS est celle qui consiste à donner à des étudiants le statut de stagiaires.

Hôtels et résidences universitaires

Hôtels

L'AFS n'a - pour le moment du moins - pas l'intention de faire appel à une agence de voyages ni à une agence d'organisation de Congrès, car cela augmenterait sensiblement le montant des droits d'inscription et/ou le prix des chambres.

Il reviendra à chaque congressiste de réserver sa propre chambre d'hôtel (ce qui aujourd'hui peut se faire aisément par mél). Cependant il faut pour cela que nos collègues reçoivent en temps utile toutes les informations.

C'est pour assembler ces informations que l'AFS compte sur le comité local. Il préviendra les hôtels choisis par lui (dans le voisinage du site du Congrès) et y réservera des quotas de chambres jusqu'à une certaine date fixée par les hôteliers, qui sera annoncée sur notre site.

Parmi les informations à rassembler, prévoir une carte (informatisée) de la ville mentionnant la localisation du Congrès et celle des différents hôtels retenus. Y sera adjointe une liste de ces hôtels, mentionnant leur nombre d'étoiles, leur prix de nuitée et leur adresse mél. La date limite de réservation d'une chambre sera rappelée.

Toutes ces informations seront mises sur le site de l'AFS et annoncées dans sa Feuille d'informations. Mais la réservation d'une chambre sera de la responsabilité de chaque participant.

Résidences universitaires

  Le Comité Local examinera la possibilité de loger à bon marché, dans des résidences universitaires, les congressistes qui le souhaiteraient ; et il mettra en place un système de réservation de ces chambres.

Eléments divers d’intendance à la charge du comité local

- Les informations d’accès au campus en transport en commun (train, voire avion, bus) et en voiture seront fournies sous forme de fichier informatique au CE de l’AFS.

- Les services de sécurité et de médecine préventive de l’Université d’accueil seront informés du détail du déroulement du  congrès.

- Une photocopieuse sera mise à disposition du secrétariat de l’AFS pendant toute la durée du congrès (uniquement pour des tâches de secrétariat).

- Une salle de travail avec accès Internet sera accessible à chaque congressiste sur présentation de son badge pendant toute la durée du congrès.

. L'impression des textes complets des communications et leur vente sur place pourra être envisagée.

- Rappel : trouver une librairie spécialisée dans les sciences humaines qui animera l’espace librairie du congrès.

Soirées

Le comité local proposera au CE de l’AFS des réceptions et animations en soirée (d'accès gratuit pour les participants au Congrès ; elles seront financées soit par des institutions locales, ex. mairie de la ville, à tire de subvention; soit par l'AFS, qui en inclura le coût dans les droits d'inscription).

Elles seront annoncées dans le programme du Congrès.

Calendrier

Nous souhaiterions recevoir une première manifestation d'intérêt avant la fin de l'année 2004. Si les conditions énumérées ci-dessus sont remplies une délégation du CE viendra s'entretenir avec l'équipe locale et visiter les lieux. La décision finale devrait suivre assez rapidement.

Remarque finale

Précisons dans quel esprit le présent Cahier des Charges est établi.

Nous sommes tous sociologues, membres d'une même communauté scientifique ;  et le Congrès lui-même est une manifestation dont la fonction principale et première est scientifique, même si d'autres gratifications - rencontres, contacts, gains de visibilité collectifs et individuels, convivialité - se greffent sur elle.

Lors du Premier Congrès, il n'y a pas eu d'"appel d'offres". Une majorité des membres du CE - mais pas tous - pensait que ce premier Congrès aurait plus de chances d'attirer un nombre suffisant de participants s'il se tenait en région parisienne; surtout parce que, pour la moyenne des sociologues français, la partie "frais d'hôtel et de séjour" serait moins élevée que s'il se tenait ailleurs.

Une équipe de sociologues de Paris 13, dont un membre faisait partie du CE, nous a proposé d'accueillir le Congrès. Des membres du comité directeur de l'AFS ont rencontré l'équipe, visité le site, apprécié l'une et l'autre et conclu un accord verbal. Nous avons travaillé ensemble, résolvant les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentaient dans un esprit pragmatique, animés de la même  motivation : réussir ce premier Congrès.

Nous souhaitons renouveler cette expérience. Mais cette fois-ci, plutôt que de désigner nous-mêmes une Université de notre choix, nous aimerions recevoir plusieurs offres. C'est surtout pour cette raison que nous avons établi le présent Cahier des charges. D'avance nous manifestons notre reconnaissance aux équipes qui prendront la peine de l'étudier attentivement.

Ce texte doit donc être considéré comme un document d'information, plutôt que comme l'esquisse d'un contrat commercial entre deux entités distinctes et autonomes. Car c'est en partageant le même esprit et en cherchant à réaliser les mêmes objectifs que nous pourrons réussir ce deuxième Congrès.

Paris, le 18 octobre 2004,